Asistente Administrativo (Compras)

Objetivo del rol :

Mantener el correcto funcionamiento del Departamento de Facturación en lo que se refiere a emisión, control y elaboración de facturas, realizando informes con fechas de pago para realizar seguimiento y cobranza. Confirmar la recepción y fecha de pago de las mismas; realizar expedientes de clientes. Generación de informes en el área para entregar a su supervisor con el fin de proveer de información financiera con el objetivo de controlar de forma adecuada el funcionamiento financiero de esta.

Responsabilidades.

• Asegurar emisión de facturación acorde a los procesos de venta de los productos de la empresa y enviarlas a los clientes a través de los canales correspondientes.
• Recibir a los clientes o visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia tanto entrantes como salientes.
• Realizar informes sobre facturación, fechas de pagos, en 30, 60, 90 y 120 días.
• Realizar seguimiento de los pedidos de compra en relación a la recepción de la documentación (factura) de dichas compras.
• Gestionar informes de facturas de compras para entregar semanalmente y llevar control de pagos y organización del área financiera.
• Apoyar gestión de inventario y contabilización de productos de bodega.
• Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
• Revisión de documentación para evitar incurrir en errores con SII.
• Actualizar y mantener al día los procedimientos, las listas de contactos de proveedores y clientes.
• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, bolestas, facturas, reportes y otros documentos administrativos.
• Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz.
• Comprobar la introducción de datos en el sistema defontana para garantizar la precisión de la factura final.
• Solicitar cotizaciones necesarias según indicaciones de su spervisor o requerimientos de las distintas unidades.
• Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes, redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
• Enviar recordatorios de pagos y contactar con los clientes cuando se le asignen.
• Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
• Cualquier otra función adicional inherente al cargo para apoyar el cumplimiento de los objetivos planteado

Requirements

Benefits