Asistente Documental y de Insumos

Aeroviajes Pacífico requiere asistente documental y de insumos.

Perfil: Técnicos o tecnólogos en áreas de archivo y/o gestión documental y carreras afines.

Conocimiento y manejo de la norma de administración documental.

Con mínimo 1 año de experiencia.

Objetivo del cargo:

– Digitalizar toda la documentación que se encuentra tanto en el archivo de gestión como en el archivo central para que posteriormente sea transferido al archivo histórico.

– Archivar cronológicamente toda la documentación que ingresa para custodia de Gestión documental y de acuerdo con la información consignada en el inventario del archivo.

– Llevar registro en la planilla de las solicitudes de consulta y préstamo de los expedientes.

– Ingresar en el sistema los cambios y anexos que se producen, ya sea eliminación, trasferencias al archivo histórico o digitalización.

– Digitalizar todas las facturas que son entregadas a archivo para su posterior inclusión en la carpeta del NAS de facturas para el cobro por parte de cartera.

– Finalizando año, pasar por cada área previa información vía correo electrónico para recoger con lista de relación la documentación que pasa a archivo de gestión o central según sea el caso.

– Entregar al finalizar la jornada del día viernes o sábado (según sea el caso) el reporte de lo gestionado durante la semana ala dirección de oficina.

– De acuerdo con las series documentales, solicitar y custodiar el archivo de las diferentes áreas de la empresa, según los tiempos y procedimientos establecidos en dichas series.

Para la eliminación de los archivos y transferencias debe ser previa autorización de la dirección de HSEQ.

– Garantizar la conservación, actualización.

– Tener actualizado de manera semanal las historias laborales que van ingresando/ retirando de la empresa.

– Garantizar dentro de cada historia laboral la información que se va adicionando por medio físico o magnético.

– Solicitar autorización a Gestión Humana cuando se solicite revisión de alguna historia laboral por parte de cualquier colaborador de la empresa.

– Llevar control y seguimiento de las historias laborales activas e inactivas para su actualización en el sistema y físicamente (planilla hojas de vida).

– Manejar la confidencialidad de la información que se archiva en cada historia laboral.

– Realizar transferencias documentales de acuerdo a las tablas de retención y de las políticas establecidas por la empresa.

– Recepción documentos que se recibe de cada proceso con su formato de relación y archivarlos en la respectiva caja.

– Organizar las carpetas según lo establecido y enumerarlas con el respectivo serial, archivar las carpetas según lo establecido por la agencia.

– Administrar y controlar el inventario de insumos y herramientas de la empresa.

– Entregar los insumos con el control de entrega de insumos para revisión posterior del inventario.

– Solicitar cotizaciones y órdenes de compra con proveedores de papelería y de insumos.

– Controlar los insumos de la agencia, garantizando siempre el stock mínimo de cada elemento que se utilice para la gestión de cada proceso.

– Actualizar el inventario de insumos de manera mensual de modo que se conozca que se tiene en el archivo para gestión y posterior pedido.

– Revisión de necesidades de suministros e infraestructura de la agencia.

– Llevar el control de novedades presentadas en la infraestructura de la empresa.

– Manejar los contratistas que se necesiten para mantener las instalaciones y demás oficinas de la agencia en óptimas condiciones previa autorización de la dirección de HSEQ.

– Manejar paralelamente con Infraestructura tecnológica el cronograma de mantenimientos y de proveedores para su respectiva gestión y administración de la información.

SALARIO: Se define de acuerdo al perfil del candidato seleccionado.

Fecha de ingreso: inmediata.

Ciudad: Bogotá.