Asistente administrativo
📍 Modalidad: Presencial — Medellín, Colombia (Sector Aguacatala)
📅 Horario: Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m., hora del Este (EST)
Sobre la oportunidad
Buscamos un/a Administrative Assistant bilingüe para integrarse al área de nómina y afiliaciones de una compañía estadounidense del sector de seguros y servicios administrativos de personal. Serás el punto de contacto operativo con clientes y empleados en Estados Unidos, garantizando que la nómina, la facturación y los procesos de vinculación se ejecuten a tiempo y sin errores. Es una posición ideal para alguien organizado, con excelente comunicación en inglés y gusto por el trabajo con datos y procesos.
Responsabilidades
Ingreso y procesamiento de nómina de los clientes asignados, incluyendo cargue masivo de la información reportada por correo
Creación, revisión y envío de facturas de las compañías con horas ya reportadas
Envío de recordatorios a clientes y empleados para el reporte oportuno de horas y nómina
Atención de llamadas telefónicas con clientes y empleados en Estados Unidos
Gestión y organización del correo electrónico del área
Seguimiento y gestión de pagos
Registro de nuevos empleados en el sistema y envío de solicitudes de vinculación
Seguimiento telefónico y por correo para la firma de documentación de contratación estadounidense (formatos I-9) y diligenciamiento de la sección correspondiente al empleador
Envío de correos de afiliación y bienvenida a nuevos clientes según el avance de su proceso
Seguimiento a cuentas nuevas en estado de afiliación pendiente
Afiliación de nuevos empleados de clientes existentes
Envío de nómina para clientes con empleados asalariados
Actualización de bases de datos y depuración de listas de recordatorios
Envío de reportes de horas a las entidades administradoras correspondientes
Herramientas
🔴 Indispensable: Excel (nivel intermedio–avanzado), Word, Adobe Acrobat
🟡 Deseable: Sun Base o plataformas similares de nómina y afiliaciones (se brinda entrenamiento)
🟢 Valorado: experiencia previa con procesos de nómina, facturación o vinculación de personal en Estados Unidos
Requisitos
✅ Inglés C1— indispensable, comunicación oral y escrita con clientes en Estados Unidos
✅ Español nativo o avanzado
✅ Disponibilidad para trabajar de forma presencial en Medellín (Aguacatala) en horario EST co n posibilidad de trabajo remoto
✅ Alta atención al detalle y manejo de información numérica y confidencial
✅ Organización, seguimiento autónomo de tareas y cumplimiento de plazos
🟡 Experiencia previa en roles administrativos, de nómina, facturación o servicio al cliente
🎓 Perfil académico: Estudiantes o egresados de Administración de Empresas, Negocios Internacionales, Gestión Empresarial, Gestión del Talento Humano, Contaduría Pública o carreras afines
🎁 Lo que ofrecemos:
Contrato a término indefinido
Todas las prestaciones sociales de ley
Excelente ambiente de trabajo y entorno dinámico de aprendizaje
Horario de oficina: Lunes a Viernes — 40 horas semanales (sin jornadas extendidas)