HR Administrative Analyst (Temporary)
Analista Administrativa de Recursos Humanos
Área: Recursos Humanos
Reporta a: Head de HR
Tipo de contrato: Término fijo por tres (3) meses
Ubicación: Chía Cundinamarca
Propósito del cargo
Apoyar al área de Recursos Humanos en la creación organización actualización y custodia de las historias laborales de los colaboradores activos y retirados garantizando que el archivo físico y digital se encuentre completo ordenado actualizado y disponible para consulta autorizada.
Este cargo requiere un manejo cuidadoso y confidencial de la información así como una alta capacidad de organización planificación y seguimiento.
Responsabilidades principales
Crear las carpetas físicas y digitales de los colaboradores de acuerdo con la estructura y nomenclatura definidas por el área de Recursos Humanos.
Organizar clasificar y archivar los documentos que conforman la historia laboral de cada colaborador.
Revisar que las historias laborales de los colaboradores activos y retirados se encuentren completas actualizadas y correctamente organizadas.
Digitalizar documentos laborales y asegurar su almacenamiento en las carpetas y repositorios correspondientes.
Mantener consistencia entre el archivo físico y el archivo digital.
Identificar documentos faltantes duplicados vencidos ilegibles o archivados incorrectamente.
Elaborar y mantener actualizado un control de documentos faltantes y pendientes por colaborador.
Hacer seguimiento a la recepción de los documentos necesarios para completar las historias laborales.
Organizar y custodiar el archivo histórico de los colaboradores retirados.
Facilitar la ubicación de documentos cuando sean requeridos por el Head de HR auditorías o procesos internos autorizados.
Garantizar la confidencialidad integridad y adecuada custodia de la información personal laboral salarial médica y disciplinaria a la que tenga acceso.
Cumplir las políticas institucionales relacionadas con protección de datos personales gestión documental conservación de documentos y seguridad de la información.
Mantener el espacio de archivo físico ordenado identificado y protegido.
Informar oportunamente cualquier inconsistencia pérdida documental riesgo de confidencialidad o dificultad encontrada durante la revisión del archivo.
Presentar avances periódicos sobre el número de carpetas creadas revisadas organizadas digitalizadas y completadas.
Apoyar otras actividades administrativas del área de Recursos Humanos y realizar las demás funciones relacionadas con el cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.
Perfil requerido
Formación académica
Técnico(a) tecnólogo(a) o estudiante de últimos semestres de Gestión Documental Archivística Administración Recursos Humanos o áreas afines.
Experiencia
Experiencia previa en gestión de archivos de Recursos Humanos e historias laborales.
Experiencia organizando y custodiando archivos físicos y digitales.
Conocimiento básico de gestión documental protección de datos personales y manejo de información confidencial.
Manejo de herramientas de Microsoft Office especialmente Excel Word y plataformas de almacenamiento digital.
Competencias y habilidades
Alto nivel de organización y planificación.
Atención rigurosa al detalle.
Discreción y alto grado de confiabilidad.
Manejo responsable de información confidencial.
Capacidad para seguir procedimientos y mantener criterios uniformes de archivo.
Dinamismo autonomía y orientación a la ejecución.
Capacidad de seguimiento y cumplimiento de plazos.
Comunicación clara respetuosa y empática.
Buena disposición para trabajar de manera cercana con el Head de HR.
Orientación al servicio y al trabajo en equipo.
Resultados esperados durante los tres meses
Carpetas físicas y digitales creadas y organizadas bajo una estructura uniforme.
Historias laborales de colaboradores activos y retirados revisadas clasificadas y actualizadas.
Documentos faltantes identificados y registrados en un control de seguimiento.
Archivo físico debidamente ordenado identificado y protegido.
Archivo digital completo organizado y de fácil consulta para las personas autorizadas.
Información laboral manejada con estricta confidencialidad y sin incidentes de seguridad.
Entrega de un inventario final y reporte del estado de las historias laborales al cierre del contrato.
Required Experience:
IC
Employment Type : Temp
Experience: years
Vacancy: 1