ASISTENTE DE GERENCIA - FIRMA JURÍDICA
Importante firma de abogados se encuentra en búsqueda de una Asistente de Gerencia para brindar acompañamiento directo al CEO y socios de la firma, siendo un apoyo clave en la organización de sus agendas, coordinación de reuniones, atención de requerimientos y gestión administrativa y documental. Buscamos una persona con excelente presentación personal, comunicación verbal y escrita, criterio, organización, discreción y alto sentido de responsabilidad, capaz de desenvolverse con seguridad y profesionalismo frente a clientes, abogados, socios y diferentes grupos de interés. Será especialmente valorada la experiencia en firmas jurídicas, conocimientos básicos en Derecho o formación como abogada, aunque este último aspecto no será excluyente frente a una candidata con experiencia sólida y excelentes competencias para el cargo. ¿Cuál será tu misión? Brindar soporte ejecutivo, administrativo y operativo al CEO y socios de la firma, facilitando la organización de sus agendas, coordinación de citas y reuniones, seguimiento de compromisos y adecuada gestión de información, documentos y requerimientos internos, manteniendo en todo momento altos estándares de confidencialidad, criterio y servicio. Principales responsabilidades: Asistencia a Gerencia y manejo de agenda Gestionar y mantener actualizadas las agendas del CEO y socios de la firma. Coordinar citas, reuniones, llamadas y compromisos, realizando el seguimiento correspondiente. Organizar reuniones internas y externas, confirmando horarios, asistentes y requerimientos logísticos. Realizar seguimiento a compromisos, pendientes y solicitudes de la gerencia. Brindar atención y acompañamiento a clientes, abogados, socios y demás personas que interactúen con la firma. Apoyar al CEO y socios en las diferentes necesidades administrativas y operativas de su gestión. Gestión documental y administrativa Organizar, clasificar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales. Gestionar expedientes y registros documentales de acuerdo con los procedimientos de la firma. Apoyar procesos de auditoría de expedientes y diligencia debida. Transcribir actas, informes, comunicaciones, documentos institucionales y documentos derivados de reuniones o audiencias. Redactar y procesar correspondencia, informes y diferentes documentos administrativos. Elaborar y actualizar bases de datos, plantillas y reportes en Microsoft Excel. Consolidar información administrativa y realizar seguimiento a procesos internos. Apoyo contable y operativo Apoyar en el registro preliminar de operaciones contables básicas. Organizar soportes de gastos, facturación y documentación financiera. Apoyar la verificación y conciliación básica de cuentas o movimientos administrativos. Velar por el adecuado uso y control de los recursos corporativos. Confidencialidad y cumplimiento Manejar información confidencial y sensible con absoluta reserva y criterio profesional. Cumplir las políticas de seguridad de la información, protección de datos y Habeas Data. Cumplir los procedimientos internos, políticas de calidad y disposiciones del SG-SST. Perfil que buscamos: Técnica, tecnóloga o profesional en áreas administrativas, secretariales, jurídicas, contables o afines. Experiencia previa como Asistente de Gerencia, Asistente Ejecutiva, Secretaria Ejecutiva, Asistente de Presidencia o cargos similares. Experiencia en manejo de agendas, coordinación de reuniones y asistencia directa a cargos directivos. Manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel. Excelente expresión verbal y escrita, ortografía y redacción. Excelente presentación personal y trato cordial y profesional. Alta capacidad de organización, seguimiento y atención al detalle. Discreción, confidencialidad, criterio y manejo responsable de información sensible. Proactividad, autonomía y facilidad para relacionarse con diferentes públicos. #J-18808-Ljbffr